由于大部分开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮，故本文将一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户，可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。
（一）进入萨班斯归档和公正邮功能
功能入口位于管理后台，登录管理后台，从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证，短信验证码将发送到复核人手机，验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面，如下图所示。
（二）查看归档空间信息
点击归档功能下的“归档空间信息”菜单，可以查看归档空间的使用情况。如下图所示，包含信息如下：
区域①展示归档功能相关信息：
a.可开通的邮箱数量，即企业购买的可开通归档功能的邮箱总数；
b.已开通的邮箱数量，即已经开通归档功能的邮箱总数；
c.归档邮件数量，即已经归档的邮件总数；
区域②展示公正邮功能相关信息，如未开通公正邮功能，则不会显示此区域:
a.已开通的邮箱数量：即企业购买的可开启公正邮功能的邮箱总数；
b.已申请的邮件数量，即企业已申请公证取证的邮件总数；
c.组织实名认证信息，首次登录需要进行企业信息登记，登记信息认证通过后，则如上图所示。企业只有认证通过后，才可申请公证取证；
区域③展示归档功能和公正邮功能的有效期： a.功能有效期，若只开通归档功能，则只表示归档功能的有效期。若同时开通归档功能和公正邮功能，则表示归档功能和公正邮功能都可以正常使用的有效期；
b.功能开通状态，有“体验试用”、“试用过期”、“正式开通”、“已过期”四个状态。在“体验试用”和“试用过期”状态时，可以申请正式开通服务。在“正式开通”和“已过期”状态时，可以申请服务续期；
（三）管理归档邮箱
点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单，可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面，如下图所示。
1、添加归档邮箱
点击“添加归档邮箱”按钮，选择需要添加的具体邮箱，点击“确定”，即可添加成功。操作界面，如下图所示。
可以选择只归档部分重要的邮箱，在添加之日起，邮箱收到的邮件才会被归档。
2、删除归档邮箱
勾选需要删除的归档邮箱，点击“删除归档邮箱”按钮，并二次确认删除，即可删除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“删除”按钮，快速删除某个归档邮箱。删除邮箱后，被删除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但删除前已经归档的邮件不受影响。
3、查看归档邮箱
每条归档邮箱记录展示：姓名、邮箱地址、加入归档时间、是否开启公正邮。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮，可以查询该邮箱收发的归档邮件，“查询归档邮件”的说明见后文。
（四）查询归档邮件
1、查询归档邮件
首先，点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单，即可进入“查询归档邮件”功能；查询归档邮件操作界面，如下图所示：
然后，录入查询条件，快速查询归档邮件。查询条件包括：域名、邮箱、关键字、邮件来源、查询范围、开始时间、结束时间、公正状态。关于查询条件，需说明：
a.邮件来源，是根据邮件的产生方式分类的，目前有：收发邮件、搬家邮件、imap同步邮件、草稿邮件、定时邮件这五类邮件来源；
b.查询范围，是指关键词的查询范围，例如，查询范围为“主题+发件人+邮件”，则当邮件主题、发件人和邮件附件中包含关键词，则该邮件就会被查询出来。目前支持“不限”、“主题+发件人+附件”、“主题”、“发件人”、“主提+发件人”五类查询范围；
c.保全、已保全、已申请。“未保全”指归档邮件未存证，不会保存至电子邮件保全系统，不能申办公证。“已保全”指归档邮件已存证，已保存至电子邮件保全系统，可以申办公证。“已申请”指存证邮件已申办公证；
最后，查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看，即可查看邮件正文内容。
2、导出归档邮件
您可以勾选需要导出的归档邮件，点击“导出所选邮件”按钮，即可导出eml格式的文件。
3、申办公正
您可以勾选需要公正的的归档邮件（所选邮件需要是“已保全”状态），点击“申办公正”按钮，然后跳转至电子邮件存证系统，选择公证处即可完成公证申办。
（五）归档系统日志
“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作，包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作，日志不允许被更改或删除。操作界面，如下图所示。
（六）特别说明
1、使用状态下说明
a. 归档邮箱即使从组织架构中被彻底删除，已归档的邮件和已保全的邮件不受影响；
b. 若邮箱已设置自动转发功能，则自动转发且不在本邮箱保留备份的邮件将不会被归档，也不会被保全。
2、归档和公正邮到期及续费说明
对于归档和公正邮功能都开通的企业，由于公正邮功能是附赠功能，故两个功能将会同时到期，则下文会一并介绍到期说明。对于只开通归档功能的企业，则只需关注归档到期后的说明部分。说明如下：
a.若邮箱使用已到期，则归档和公正邮服务也会一同截止；
b. 归档和公正邮服务到期后，服务将会自动关闭，但已归档邮件和已保全邮件仍会在系统里保留60天；
c.若企业在归档和公正邮到期后申请临时开通功能，则可以查阅和导出归档邮件。申请临时开通需在归档到期后30 天内签署《关于查询和导出已归档邮件的申请书》；
d.若企业在归档和公正邮到期后的60 天内续费，网易企业邮箱不会删除已归档和已保全的邮件及归档邮箱，续费成功后，可以延续到期前的状态继续使用；
e.若企业在归档和公正邮到期60 天后续费，到期前的已归档和已保存邮件及归档邮箱已被删除，则续费成功后，归档恢复到新开通的状态，需重新创建归档邮箱和开启公正邮邮箱。
邮件需要先完成萨班斯归档，才能对其做公正邮的存证保全操作。因此，您需要在开通萨班斯归档服务的基础上，才能使用公正邮服务。
进入企业购买并开通归档功能后，即可免费开通公正邮功能（不再收取公正邮服务费用）。另外，企业还需提供以下材料：
1. 企业已签署的《公正邮服务购买协议》；
2.《关于指定、变更公正邮服务验证码接收手机号码的申请书》
